41 tips voor succesvolle implementatie van technologie

Wil jij het gebruik en de implementatie van digitale middelen in jouw zorgorganisatie verbeteren? Houd dan rekening met verschillen in digitale vaardigheden tussen zorgprofessionals. Om deze verschillen inzichtelijk te maken heeft Vilans 4 digitypes opgesteld: de analoge idealist, de aarzelende technologiegebruiker, de digivaardige professional en de digitale enthousiasteling. Per digitype geven we 9 tips om direct in te zetten, plus 7 algemene tips voor duurzamere implementatie van digitale middelen.

Zelftest - ‘Welk digitype ben jij?’

Vilans doet onderzoek naar verschillen tussen zorgprofessionals als het gaat om digitale vaardigheden. Vilans werkt in dit project samen met Digivaardig in de zorg, Tech@doptie, Utrechtzorg en Buro Strakz.

Wil je weten bij welk digitype je het meest past? Doe dan de zelftest ‘Welk digitype ben jij?’

• Lees meer over dit project

Hoe bereik je de analoge idealist?

Faciliteren

1. Veiligheid is een must

De analoge idealist schaamt zich vaak voor zijn (gebrek aan) digitale vaardigheden. Bied de analoge idealist de veilige ruimte om zich daarover uit te spreken. 

2. Organiseer hulp dichtbij

Als een analoge idealist niemand in de buurt heeft om op terug te vallen, dan wordt de drempel om hulp te zoeken aanzienlijk hoger. 

3. Stimuleer zelfredzaamheid

Zorgverleners zijn erg behulpzaam naar elkaar, helpen elkaar en nemen taken over die de ander niet kan. De starter blijft daardoor afhankelijk van anderen. Doorbreek dat afschuifsysteem en help mensen het zelf te doen. 

Motiveren

4. Roep de hulp in van een ervaringsdeskundige

Laat (voormalig) analoge idealisten vertellen over hun successen én hun worsteling. Een analoge idealist raakt overtuigd als een collega met dezelfde beperkte digitale vaardigheden iets lukt.

5. Bedenk het vertrekpunt

Maak de drempel om aan de slag te gaan met digitale vaardigheden zo laag mogelijk door te starten bij zijn meest urgente leerwens. Niet kunnen rapporteren kan bijvoorbeeld een hard gelag zijn voor de analoge idealist. Een goed vertrekpunt om aan zijn digitale vaardigheden te werken.

6. Wat kan je wel?!

Laat de analoge idealist zien wat hij al wél kan. Bijvoorbeeld het privégebruik van een smartphone. Iedereen kan wel iets.

Informeren (of communiceren)

7. Leef je in

Ga ervan uit dat de analoge idealist digitale berichten (mail of via intranet) niet leest. Bereik de analoge idealist op een andere manier, bijvoorbeeld mondeling of via fysieke communicatiemiddelen zoals een ansichtkaart of poster. 

8. Communiceer positief

Communiceer positief (doch reëel) over de relatie tussen technologie en werk. Zorgmedewerkers zijn onmisbaar, technologie ondersteunt.

9. Fouten maken mag

Zorg voor een cultuur waarin geleerd en gelachen kan worden om fouten. Bijvoorbeeld door de bestuurder de grootste digitale blooper te laten delen.

Hoe bereik je de aarzelende technologiegebruiker?

Faciliteren

1. Maak van werk en privé een win-win

Werk aan digitale vaardigheden waar iemand thuis wat aan heeft. Op deze manier is de aarzelende technologiegebruiker sneller geneigd digitaal vaardiger te worden op het werk.

2. Werk stap voor stap

Een aarzelende technologiegebruiker leert in kleine stapjes. Bied instructies dan ook stap voor stap aan. Bijvoorbeeld in een handleiding. Bijkomend voordeel is dat elke behaalde stap gevierd kan worden!

3. Overzicht

Bij te veel informatie gaat het de aarzelende technologiegebruiker duizelen. Maak een (visueel) overzicht met alle applicaties die noodzakelijk zijn om het werk goed te doen.

Motiveren

4. Nut en noodzaak

Omschrijf kort per applicatie waarom deze nuttig of noodzakelijk is om goede zorg te bieden of goed werk af te leveren.

5. Zelfstandigheid als motivator

Het is niet fijn afhankelijk te zijn van collega’s om je werk goed te kunnen doen. Bijvoorbeeld als je een collega nodig hebt telkens als je een melding van een incident wil doen. Digitale vaardigheden zullen de aarzelende technologiegebruiker meer zelfstandig maken. Bied dat vooruitzicht aan als motivator om aan de slag te gaan met digitale vaardigheden.

Informeren (of communiceren)

6. Let op je taalgebruik

Een nieuwe zorgtechnologie brengen als een Robotic Process Automation-toepassing schrikt de aarzelende technologiegebruiker af. Geef de toepassing een toegankelijk naam, zoals ‘digitale collega Truus’.

7. Geef het podium

Geef ook eens het podium aan een aarzelende technologiegebruiker. Laat zijn succes zien, maar zeker ook zijn worsteling. Dit schept een eerlijk beeld over het gebruik van digitale middelen in de organisatie. Dit zorgt voor herkenning bij minder digivaardige collega’s en voor eyeopeners bij meer digitaal vaardige collega’s (ook van ondersteunende diensten).

8. Geen heilige graal

Breng een nieuw digitaal middel niet als de heilige graal, maar wees eerlijk over de voor- en nadelen. 

9. Scheid need-to-know informatie van nice-to-know

Overspoel de aarzelende technologiegebruiker niet met informatie over digitale middelen. Wees strikt in welke informatie noodzakelijk is, en welke informatie niet. 

Hoe bereik je de digivaardige professional?

Faciliteren

1. Tijd investeren levert tijd op

Faciliteer de digivaardige professional in tijd om een digitaal middel te leren gebruiken of om ermee te experimenteren. Daar krijg je later tijd voor terug.

2. Kort en krachtig

Zorg voor duidelijke leermiddelen en handleidingen die alleen behandelen wat de professional nodig heeft en geef tips waar mensen meer informatie kunnen halen.

Motiveren

3. Los een knelpunt op

Zet technologie in die een ervaren knelpunt oplost voor de digivaardige professional. Als de technologie iets leuks ‘erbij’ is, dan is de kans op gebruik klein in de waan van de dag.

4. Evalueer en luister

Geef de digivaardige zorgprofessional ruimte om nieuwe digitale middelen te evalueren. Ook de punten die minder goed aan zijn. En stel bij indien nodig. Dat zorgt voor meer eigenaarschap.

5. Maak gebruik van het moment

Krijg je bijvoorbeeld een mooie nieuwe locatie die voorzien is van de nieuwste technologische snufjes? Werk in aanloop daar naartoe aan de benodigde digitale vaardigheden. 

Informeren (of communiceren)

6. Zelf doen

Een klassieke fout bij het leren van digitale vaardigheden is om een handeling over te nemen. Zo houd je iemand afhankelijk. Door de digivaardige professional zelf een handeling te laten verrichten, blijft de kennis veel beter beklijven. 

7. Niet alleen oog voor het ‘hoe’

De digivaardige zorgprofessional is uitstekend in staat om een digitaal middel onder de knie te krijgen. Leg niet alleen uit hóé een digitaal middel werkt, leg ook uit waaróm een digitaal middel werkt zoals het werkt.

8. Voorkom ergernis

Eén van de grootste ergernissen van de digivaardige zorgprofessional is een update van digitale middelen. Net op het moment dat hij de vorige versie onder de knie had... Leg daarom uit welke technische problemen met de update zijn verholpen of tot welke verbetering het leidt. Op deze manier wordt een update makkelijker geaccepteerd. 

Hoe bereik je de digitale enthousiasteling?

Faciliteren

1. Bundel de krachten

Breng digitale enthousiastelingen uit verschillende teams periodiek bij elkaar om kennis, ideeën en ervaringen uit te wisselen. Samen weet je meer.

2. Inspireren

De digitale enthousiasteling vindt het prachtig om over de nieuwste ontwikkelingen te horen. Boek daarom eens een inspirerende spreker of laat de digitale enthousiasteling inspiratie van buiten de organisatie naar binnen halen. 

3. Testen voor gebruik

Geen situatie is hetzelfde. Laat de digitale enthousiasteling nieuwe digitale middelen kritisch testen voor ze in gebruik worden genomen. Op die manier worden generieke digitale middelen klaargestoomd om in de specifieke situatie van een team te worden toegepast, en zijn de foutjes eruit.

4. Oogkleppen af

De digitale enthousiasteling kan in zijn enthousiasme te weinig oog hebben voor zijn minder digitaal vaardige collega’s. Zorg ervoor dat de digitale enthousiasteling blijft werken vanuit de behoefte van cliënten en collega’s.

Motiveren

5. Aanspreekpunt

Stel de digitale enthousiasteling aan als ambassadeur of super-user. En laat hem aanspreekpunt zijn voor vragen over digitale middelen uit het team, maar ook vanuit de organisatie of van buiten de organisatie.

6. Neem hem serieus

Geef ruimte aan eigen inbreng én maak ruimte voor verbeteringen na feedback. De digitale enthousiasteling is niet alleen uitstekend in staat om feedback te leveren, maar wil daar zelf ook mee aan de slag.

Informeren (of communiceren)

7. Iedereen maakt fouten

Laat als digitale enthousiasteling ook zien dat je fouten maakt. Dit laat de minder digivaardige collega’s zien dat niemand heilig is.

8. Volledige info

Waar de analoge idealist alleen wil weten wat er direct nodig is om de digitale taak te doen, wordt de digitale enthousiasteling blij van achtergrondinfo, extra kennis en details. Zorg dat die voorhanden is.

Algemene tips voor het werken met digitypes

1. Ken je verdeling naar digitype

Breng in kaart hoe de verdeling naar digitypes is in uw organisatie, bijvoorbeeld met de zelftest ‘Welk digitype ben jij?’. Dit helpt u de implementatie van digitale middelen beter te doen. 

2. Heeft u de juiste types aan boord?

Zorg voor een gewenste verdeling van digitypes in uw team. Met alleen analoge idealisten of alleen digitale enthousiastelingen redt u het niet.

3. Betrek alle digitypes

Zorg dat u alle persona’s betrekt bij de implementatie van een digitaal middel. Heeft u een pilot gedaan met alleen digitale enthousiastelingen? Dan zijn uw bevindingen niet representatief. Daar kunt u tijdens het implementatietraject last van krijgen.

4. Evalueer en leer

Bespreek de bevindingen van deze zelftest met uw team. Zodat iedereen uit uw team krijgt wat hij nodig heeft.

5. Maatwerk

Zodra u weet wat verschillende zorgprofessionals nodig hebben, is het zaak maatwerk te bieden. Pas uw ondersteuningsaanbod aan de verschillende digitypes aan. Zorg ook voor communicatie op maat per digitype.

6. Nieuwe krachten = nieuwe digikansen

Nieuwe medewerkers zijn gemotiveerd om volop te leren. Benut dat door hen te stimuleren aan hun digitale vaardigheden te werken. Gebruik deze zelftest om inzichtelijk te maken hoe digitaal vaardig iemand is.

7. Vier successen

Al zijn ze nog zo klein.