Menzis: ‘5-minutenregistratie hoeft niet van ons, liever niet zelfs’

Registreren kan tegenwoordig via ‘Zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ (z=p=r, t). Zorgverzekeraar Menzis over wat zij hierin verwachten: ‘Het is belangrijk dat het verpleegkundig proces zichtbaar en voldoende navolgbaar is op basis van de aangeleverde informatie. De vroeger verplichte 5-minutenregistratie is daarvoor veel te gedetailleerd.’

Meerwaarde 

‘We willen in het veld allemaal de beste zorg voor onze cliënten en verzekerden’, vertelt Esther Harsevoort die als adviserend verpleegkundige voor Menzis werkt. ‘Als zorgverzekeraar willen we niet tegen die doelstelling ingaan door registraties te verwachten die niet nodig zijn. We vinden het belangrijk dat rapportages echt gebruikt worden om te komen tot een betere kwaliteit en continuïteit van zorg. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer zorgprofessionals rapporteren volgens een methode, zoals SOAP Het is verder belangrijk dat, wanneer een wijkverpleegkundige uitvalt, een collega de zorg zo kan overnemen. Ook als diegene het team en de cliënt niet kent.’ 

Z=p=r, t is niet onze leidraad 

Dat neemt niet weg dat goed rapporteren ook belangrijk is voor controles van zorgverzekeraars. De vraag is hoe die controles worden uitgevoerd. ‘We maken onderscheid tussen een algemene en een verdiepende detailcontrole’, vertelt John Delsing, specialist controller. ‘In de fase van een algemene materiële controle vragen we geen informatie op die herleidbaar is tot de verzekerde. Bij die controles is “z=p=r,t” dan ook niet zichtbaar. Bij een detailcontrole komt “z=p=r, t” wel in beeld. We kijken dan naar de navolgbaarheid van zorgplan, naar planning en naar realisatie. We voeren controles uit op basis van data. Wanneer een zorgaanbieder bijvoorbeeld grote afwijkingen laat zien in gemiddelden, ten opzichte van vergelijkbare aanbieders, kan dit aanleiding zijn om een materiële controle te starten en wat vragen te stellen.’ 

Vertaling van de richtlijnen 

Geïndiceerde zorg hoeft niet gerapporteerd te worden

Belangrijk om te weten is dat de 5-minutenregistratie in ieder geval niet hoeft van Menzis. Harsevoort: ‘Het laatste wat we willen is te veel gedetailleerde informatie lezen. Bijvoorbeeld wie er allemaal op visite waren bij een cliënt. Soms krijg ik per 5 minuten terug, wat er allemaal aan zorg geleverd is. Maar dat hoeft niet, want dat staat allemaal al bij de geïndiceerde zorg in het zorgplan. Dus wat we niet willen zien is: 10 minuten uit bed halen, 10 minuten aankleden, 10 minuten douchen. Wat wel interessant kan zijn, is bijvoorbeeld de constatering dat er een wond aanwezig is op de arm van een cliënt, wat daaraan is gedaan en wat een collega verder zou kunnen doen.’

Tijd op grote lijnen 

Delsing: ‘We kijken wel naar de grote lijnen in tijd. Bijvoorbeeld als er 4 uur staat geschreven, terwijl normaal gesproken een uur voldoende is. Dan horen we graag de achterliggende reden. Maar we gaan echt niet op 5 minuten kijken.’ Harsevoort: ‘Stel: een wijkverpleegkundige rekent steeds een half uur voor hulp bij het douchen en bij een andere cliënt is het ineens een uur. Dan kan het best zijn dat we daar een vraag over stellen. Maar meestal is daar gewoon een goede reden voor. Bijvoorbeeld omdat een cliënt slecht ter been is.’ 

Loon en facturatie 

5-minutenregistratie hardnekkig 

Menzis heeft verder geen veranderingen aangebracht in de manier waarop zij controleren sinds de invoering van ‘z=p=r, t’. Toch merken ze dat veel organisaties nog steeds vaak op 5 minuten registreren. Harsevoort: ‘Soms leeft het idee bij verpleegkundigen dat de 5-minutenregistratie bij ons vandaan komt. Maar dat beeld is onjuist. Wij controleren alleen of het verpleegkundig proces voldoende zichtbaar is de manier van rapporteren.’

Registratiesystemen 

Of Menzis een verklaring heeft waarom veel organisaties nog steeds de 5-minutenregistratie hanteren? Delsing: ‘Ik denk omdat de registratiesystemen nog steeds zo zijn ingericht. Doordat alles kan worden aangegeven per 5 minuten, nodigt dat uit om ook op die manier te rapporteren. Ook kan het de wijkverpleegkundige een veilig gevoel geven om te laten zien dat je de zorg hebt uitgevoerd zoals die in het zorgplan staat. Soms zijn mensen het jarenlang gewend om het zo te doen. Dat verander je niet 1-2-3. Het is aan ons om steeds te benadrukken dat de 5-minutenregistratie echt niet hoeft.’ 

Interne controlesystematiek

Tot slot de vraag waar organisaties op kunnen letten bij de organisatie van goede registratie. Delsing: ‘Wat goed werkt is om als organisatie je interne controlesystematiek goed op orde te hebben. Worden de zorgplannen bijvoorbeeld voldoende geëvalueerd en bijgesteld? Is de deskundigheid aanwezig om goed te rapporteren? En zo niet, hoe kunnen we daar dan in voorzien? En als er fouten gemaakt worden, hoe kunnen we dat dan ondervangen en verbeteren?’ 

Intercollegiale toetsing

Harsevoort: ‘Daarnaast kan intercollegiaal toetsen behulpzaam zijn. Als je dit op een slimme en creatieve manier doet, hoeft het je niet veel tijd te kosten als organisatie. Een intercollegiale toetsing kan bijvoorbeeld al bestaan uit het lezen van indicaties of zorgplannen door een ander team. Dat werkt beter dan dat je een indicatie of zorgplan laat lezen door een collega uit het eigen team die de cliënt al kent. Het bijkomend voordeel is dat dit ook gelijk het lerend vermogen van de organisatie bevordert.’