Het ECD is er voor de zorgprofessional

Het elektronisch cliëntendossier (ECD) is niet meer weg te denken uit de zorg. Maar het ene ECD is het andere niet. In dit artikel lees je meer over het doel van het ECD, het verschil tussen de inrichting en de inhoud en de verschillende functies. Al deze mogelijkheden en verschillen vragen om goede afspraken over het gebruik en inrichting van het ECD. Zodat het jou als zorgprofessional ook echt ondersteunt.

Doel van het ECD

Het belangrijkste doel van het ECD is dat het - als digitaal hulpmiddel - alle betrokken zorgprofessionals ondersteunt in hun dagelijkse zorg aan de cliënt. In het ECD staat informatie over de cliënt die compleet en bijgewerkt is en waar de verschillende zorgverleners toegang toe hebben. Om zo continuïteit van zorg te waarborgen.

Inrichting versus inhoud

Het is handig om het onderscheid tussen de inrichting (de manier waarop het systeem is opgebouwd) en de inhoud (de informatie die we toevoegen) goed voor ogen te hebben.

Inrichting

Een ECD is bij voorkeur ingericht volgens de stappen van het zorgproces. Deze structuur ondersteunt jou als zorgprofessional bij het methodisch werken en klinisch redeneren. De informatie moet snel en duidelijk zichtbaar zijn, zodat je zo min mogelijk tijd verliest met het opzoeken of vastleggen van de gegevens. Bijvoorbeeld dat het zorgplan overzichtelijk op één pagina weergegeven is en dat je als zorgprofessional niet steeds heen en weer hoeft te klikken tussen tabbladen.

Waar moet het om draaien in het ECD?

De belangrijkste informatie in het ECD zijn de zorginhoudelijke gegevens. Deze ondersteunen jou als zorgprofessional bij de dagelijkse zorg. Denk hierbij aan:

• Algemene cliënt- en contactgegevens (zoals naam, geboortedatum, eerste contactpersoon).
• (Medische) voorgeschiedenis van de cliënt. 
• Zorg- en behandelplannen.
• Rapportage en evaluatie van de zorg.

De informatie in het ECD wordt steeds aangevuld en bijgewerkt. Hier vind je dus actuele informatie over het welbevinden en zorg- en behandelplan van de cliënt. Zo zijn alle betrokken zorgprofessionals op de hoogte van aandachtspunten voor de zorg die zij gaan uitvoeren bij de cliënt. Het is daarom de basis voor het overdragen en uitwisselen van zorginformatie, zowel binnen als buiten de organisatie.  

Op dezelfde manier gegevens vastleggen

Het is belangrijk dat alle zorgprofessionals de gegevens in het ECD op dezelfde manier vastleggen en interpreteren. Alleen dan is de kwaliteit van de gegevens (data) betrouwbaar en goed genoeg om een conclusie te trekken en een besluit te nemen. 

Zorg- en behandelinformatie vastleggen in het ECD is  geen doel op zichzelf. Het ECD is een bron van informatie voor zorgprofessionals en heel belangrijk voor de kwaliteit van zorg en de veiligheid van de cliënt.  

Verantwoording en analyse

Je kunt de gegevens uit het ECD ook gebruiken voor andere doelen dan de directe zorg. Bijvoorbeeld om de zorg te verbeteren of om de verleende zorg te verantwoorden. Belangrijk is dat dit niet leidt tot overbodige administratieve lasten. Denk hierbij aan:

• Verbeteren van de kwaliteit van de zorg en ondersteuning. Bijvoorbeeld wanneer uit de gegevens van het ECD blijkt dat er veel cliënten met dementie zorg ontvangen in een team. Dit inzicht kan de keuze onderbouwen voor scholing van zorgprofessionals over dit onderwerp.
• Kwaliteitsindicatoren (bijvoorbeeld indicatoren van het Generiek Kompas of voor een HKZ certificering)
• Audits (binnen of buiten je organisatie). Bijvoorbeeld dossiervoering beoordelen op kwaliteit en volledigheid van de gegevens.

Verschillen per sector

In Nederland is veel verschillende software beschikbaar voor ECD’s. Per sector (en vaak ook nog per organisatie) worden vaak andere systemen gebruikt. Het is van belang dat de ECD’s goed aansluiten op de wensen van een sector, zodat het uiteindelijk de zorgprofessional zo goed mogelijk ondersteunt in het (dagelijks) werk.

Afspraken over het gebruik van het ECD

Een ECD gaat niet uit zichzelf goed werken. Om als zorgprofessional het ECD goed te kunnen gebruiken, moeten er duidelijke afspraken zijn over het gebruik van het ECD in je organisatie. Spreek bijvoorbeeld af welke gegevens je wanneer invult, welke gegevens je vastlegt bij het intakegesprek of evaluatiegesprek en hoe vaak je dat aanpast. Of je alleen bijzonderheden rapporteert over de dagelijkse zorg voor de cliënt, en dus niets als de zorg volgens afspraak verloopt. Maak ook afspraken over hoe je het zorgplan bijstelt en met welk classificatiesysteem je wilt werken.

Van en voor zorgprofessionals

Het ECD is essentieel voor jou als zorgprofessional om de voortgang van de zorg van een cliënt te volgen, je zorgplan te evalueren en informatie over te dragen. Zorg dat er geen belangrijke beslissingen genomen worden over de inrichting of het werken met het ECD zonder inbreng van de belangrijkste gebruikers. Zorg dat het ECD van en voor de zorgprofessional is.