De voordelen van de nieuwe registratiewijze volgens Carintreggeland

Sinds 1 december werkt Carintreggeland anders in de wijk: de vijfminutenregistratie is vervangen door ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’. Natuurlijk was dat even wennen, maar het heeft vooral veel voordelen. Wijkverpleegkundige Nienke van Wessel was vanaf het begin betrokken. ‘We hebben meer tijd voor de mensen.'

Natuurlijk is administratie een onderdeel van de werkzaamheden van teams. Dat hoort er nu eenmaal bij. Maar bij Carintreggeland zijn dubbele registratie van acties in het zorgplan én de cliëntkaart vanaf 1 december 2021 verleden tijd. Dankzij de overstap van vijfminutenregistratie naar z=p=r,t kunnen medewerkers de focus verleggen van registratie naar kwaliteit van zorg. Hun routes worden in een keer afgevinkt, de organisatie werkt vanuit vertrouwen en professioneel handelen. Om dat te bereiken moest er in relatief korte tijd veel gebeuren, maar het resultaat mag er zijn: minder administratieve rompslomp en meer tijd voor cliëntenzorg. Door het afschaffen van de vijfminutenregistratie is ook een andere manier van samenwerken binnen de teams ontstaan. 

Kwaliteiten van elk teamlid gebruiken

Wijkverpleegkundige Nienke is voorzitter van de werkgroep die het hele zorgproces onder loep nam, in voorbereiding op Z=P=R,T. Een succesfactor, aldus Nienke. ‘De nieuwe werkwijze is ontstaan vanuit de praktijk. Waarbij collega’s van de werkvloer het gehele proces hebben meegedacht. Helaas was niet altijd alles mogelijk, maar de gedachtegang - eerst werkvloer en dan pas systeem - werkte heel goed.’ Nu de overstap gemaakt is, draagt Carintreggeland consequent vertrouwen in de medewerkers uit in plaats van te controleren. ‘Dat is natuurlijk de essentie van Z=P=R,T maar je moet het ook doen.’ En dan gebeuren er mooie dingen. ‘We zijn meer en beter gaan samenwerken binnen de teams. We gaan ook meer het gesprek met elkaar aan. Een van onze stappenplannen gaat ook over samenwerken: dat we de kwaliteiten van elk teamlid moeten gebruiken.’

Betere communicatie

Dingen benoemen en bespreken leidt als vanzelf tot betere communicatie. Het is een van de voordelen van Z=P=R,T, volgens Nienke. ‘We zijn gewoon beter op elkaar afgestemd. En doordat we beter communiceren, registreren we zorgproblemen ook beter. Vroeger kwamen gehele zorgmomenten weleens onder het kopje ‘persoonlijke hygiëne’ te staan. Nu splitsen we alles uit. Met als gevolg dat ook de zorgplannen steviger staan.’ Ze vindt het fijn als collega’s bij haar aangeven dat ze te weinig tijd hebben. ‘Vroeger hoogten ze de zorgtijd zelf met 10 of 20 minuten op. Door al deze afwijkingen moest later de indicatie worden bijgesteld, dat kostte veel tijd. Nu brengen we dat naar voren.’

Meer rust en betere zorgplannen

Van tevoren plannen geeft rust in de routes. ‘We hebben meer tijd voor de mensen’, vertelt Nienke. ‘Ik neem de zorgmomenten ook soms net iets ruimer. Zodat de teamleden ook de tijd hebben om de rapportage te lezen en schrijven. En om in te springen op veranderingen in de situatie bij de cliënt En de ene keer hebben ze wat meer tijd nodig en de andere keer wat minder.’ Wat ook rust geeft: Nienke hoeft nooit meer het aantal minuten door te geven. ‘Vroeger deed ik dat op weekniveau. Nu wordt wat gepland is ook gedeclareerd.’ Een laatste voordeel zijn de zorgplannen, die niet uitgebreider maar beknopter zijn geworden. ‘In het zorgplan staat waar we daadwerkelijk zorg op inzetten, de actuele zaken, waar we op plannen. Daarmee zijn ze ook kwalitatief beter geworden.’

Zo werkt Z=P=R,T bij Carintreggeland

Vóór Z=P=R,T voegde een medewerker van Alerta, de meld- en zorgcentrale van Carintreggeland, een nieuwe cliënt toe aan het systeem en startte het team de zorg op. Nu voegt de wijkverpleegkundige de cliënt zelf toe. Om de zorg te kunnen inplannen moet de wijkverpleegkundige eerst een zorgplan maken. Daarom is bij Carintreggeland in elk wijkteam doordeweeks een wijkverpleegkundige aanwezig. Zodra een nieuwe zorgvraag binnenkomt, gaat de wijkverpleegkundigen op intake en stelt een zorgplan op. De wijkverpleegkundige verwerkt het zorgplan in het systeem en plant de zorgmomenten in. De centrale planners plannen vervolgens de route in, waarna het team de zorg kan opstarten. Als er meer zorg nodig is, melden de teamleden dat bij de wijkverpleegkundige. Die past de duur van de zorgmomenten en daarmee de indicatie aan. De wijkverpleegkundigen plannen overigens álles in, dus ook tijd voor het bestellen van materialen en voor overleg met andere zorgverleners of mantelzorgers. Het uitgangspunt daarbij is ‘vereffening’: de ene week duurt een route wat korter, een andere week loopt het misschien juist iets uit.

• Lees ook hoe Carintreggeland overstapte naar Z=P=R,T

Lees meer over Z=P=R,T

Tijdregistratie in de wijkverpleging