Waar let je op bij Z=P=R, T volgens zorgverzekeraar VGZ?

Waar moet je op letten bij het registreren volgens de nieuwe methode ‘Zorgplan = planning = realisatie, tenzij (z=p=r,t)’? Huub Ros is specialist controles bij zorgverzekeraar VGZ en vertelt erover: ‘Het belangrijkste is dat de zorg goed navolgbaar moet zijn, vanaf het zorgplan tot en met de dagrapportage.’

Meerwaarde 

Ros: ‘Als eerste wil ik benadrukken dat het doel van rapporteren niet de verantwoording naar de zorgverzekeraar is. Rapporteren is het middel om te komen tot kwaliteit van zorg, het stelt je in staat om methodisch te werken. Als een organisatie werkt volgens de handreiking ‘Zorgplan = planning = realisatie, tenzij’, is de zorg navolgbaar voor een collega of andere relevante discipline. Dit betekent onder andere dat het zorgplan logisch aansluit op de anamnese, de planning aansluit op de indicatie en de rapportage in lijn is met wat er staat beschreven in het zorgplan. Vindt er een controle plaats? Dan moet de zorg ook navolgbaar zijn voor de zorgverzekeraar.’ 

Vertaling van de richtlijnen

Controles op basis van data-analyse 

De meeste zorgaanbieders registreren gewoon zoals het is bedoeld en volgens de gestelde normen. Ros: ‘De controles die ik uitvoer vinden meestal plaats op basis van data-analyse. En heel soms op grond van een signaal. Bijvoorbeeld een verzekerde die een declaratie meldt van zorg die diegene niet heeft ontvangen. Komt er een organisatie met veel afwijkingen naar boven? Dan stel ik vooraf vragen aan de zorgaanbieder. Bijvoorbeeld als de omvang palliatieve zorg erg afwijkt van het gemiddelde. Meestal is daar een logische verklaring voor. Soms is er sprake van een onjuiste administratie en dienen er verbeteringen worden uitgevoerd. Dit bekijken we dan samen met de zorgaanbieder.’ 

Rapportage moet zorgplan ondersteunen

Ros: ‘Met de regeling ‘z=p=r, t’ vertrouwen we als zorgverzekeraar op het zorgplan en de planning als uitgangspunt voor declaratie. We zien in onze data niet terug of een zorgaanbieder volgens de handreiking 'z=p=r,t' werkt. Daarom is het belangrijk dat het zorgplan goed wordt ondersteund door de rapportage. Soms is een zorgvraag zeer stabiel. Dan hebben er geen bijzonderheden plaatsgevonden en is de zorg geleverd conform het zorgplan. Het heeft dan geen toegevoegde waarde om steeds “geen bijzonderheden” te vermelden, of “zorg geleverd conform het zorgplan.”’ 

Zo registreer je goed bij z=p=r, t

Ros: ‘In plaats daarvan zien wij graag dat de verpleegkundige aandacht besteedt aan de gestelde doelen van de cliënt. En aan de punten die in de richtlijn verslaglegging van de V&VN staan genoemd. Denk hierbij aan observaties van omstandigheden of gebeurtenissen. Zoals de dochter van een cliënt die, vanaf heden, elke dag een kijkje komt nemen bij moeder om haar ogen te druppelen. Dit draagt bij aan het beeld van de cliënt en de situatie waarin zorg wordt geleverd.’ 

Bij veel tenzij ’s, is aanpassing zorgplan nodig

Ros: ‘Verder moeten we een indicatie van zorgactiviteiten kunnen terugvinden in het zorgplan. Hieruit blijkt onder andere op hoeveel persoonlijke verzorging en hoeveel verpleging de cliënt is aangewezen. We zien dat organisaties veel gebruik maken van de tenzij-regeling, maar daar vervolgens niet het zorgplan op aanpassen. Terwijl het belangrijk is dat het zorgplan up-to-date is, bijvoorbeeld bij overdracht aan een andere organisatie. Zorg tot slot dat alles ook goed terug te vinden is in de rapportage. Dus als er afgeweken wordt van het zorgplan, wat er is gebeurd en wat de uitkomsten van de interventie zijn.’ 

Loon en facturatie

Faciliteer medewerkers in kennisuitwisseling

Wat hij als tip wil meegeven aan organisaties? ‘Wacht niet af tot je een controle krijgt van de zorgverzekeraar. Juiste verslaglegging is belangrijk voor het leveren van kwalitatief goede zorg, niet alleen voor de verantwoording van de declaratie. Zorg ervoor dat je medewerkers weten hoe ze moeten registreren en wat er van hen verwacht wordt. Faciliteer bijvoorbeeld dat teams ook bij elkaar geanonimiseerd in de zorgplannen kijken om van elkaar te leren. Of dat zij via intervisie kennis kunnen uitwisselen over hoe je goed registreert. Tot slot werkt het goed als er iemand in je organisatie is die als vraagbaak op dit onderwerp dient.’

• Lees ook het praktijkverhaal van zorgverzekeraar Menzis: ‘5-minutenregistratie hoeft niet van ons, liever niet zelfs’