De Fabriek van Innovatie: leer de werkvorm inzetten voor jouw organisatie

Voor deze derde bijeenkomst van train-de-trainer kwamen ongeveer twintig innovatieadviseurs uit de langdurige zorg bijeen bij Vilans. Zij willen binnen hun organisatie het spel gaan faciliteren. ‘Of misschien bij meerdere organisaties in de regio,’ oppert een deelnemer. Vilans-adviseurs Maikel Eikenboom en Wouter Vos begeleiden de middag. Deze werkvorm is in co-creatie met zorgaanbieders ontworpen. De eerste prototypes waren nog houtje-touwtje, inmiddels hebben we een professionele set voor handen. Met attributen waarmee je een innovatiestrategie bouwt. Zo kun je een lopende band bouwen die een innovatieproces symboliseert. Wie werken er aan de lopende band? En hoeveel verschillende producten (projecten) lopen eigenlijk over deze lopende band? Uniek is dat de 13 belangrijkste obstakels bij innoveren in de zorg slim een plekje hebben gekregen in deze werkvorm. Daarmee kunnen deelnemers worden geprikkeld tijdens het bouwen van de fabriek.

Wat is innoveren?

Voordat Wouter en Maikel ingaan op het spel zelf willen ze van de deelnemers weten wat die onder innovatie verstaan. Op geeltjes komen definities te staan als: ‘vraagstukken op vernieuwende of andere manier oppakken’, ‘een bestaand werkproces op basis van behoefte vernieuwen’, ‘alles waarmee je anders kunt denken, leren en werken aan je doel’ en ‘uitkomst onbekend’. Innovatie is een containerbegrip, dus is het belangrijk dat deelnemers een gezamenlijk begrip hebben van de term. Als theoretisch kader toont Maikel het ‘Three Horizons of Growth’- model van McKinsey, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de begrippen verbeteren, vernieuwen en radicaal vernieuwen. Alle drie zijn wat anders en vragen wat anders. Een belangrijk inzicht voor deelnemers. De meeste aanwezigen typeren het gros van hun innovatieprojecten als ‘vernieuwen’.

Hoe werkt de werkvorm?

Het spel bestaat uit een whiteboardvel dat je over enkele tafels heen legt en allerlei kleurrijke bouwelementen, poppetjes en stiften. Om het whiteboard heen staat een dwarsdoorsnede van medewerkers uit de organisatie, tijdens deze training de innovatieadviseurs. Al gauw heerst een ontspannen sfeer. ‘Een spel is altijd leuk,’ vindt iemand. ‘Ik ben helemaal vóór creatieve werkvormen’, beaamt een ander. De opdracht luidt: bouw samen het innovatieproces van één van de organisaties na in de vorm van een fabriek.

Ronde 1: bouw je innovatiestrategie

Het is aan de deelnemers om vanaf de ingang van de fabriek de innovatiestrategie van hun organisatie te bouwen. 

• Waar komen ideeën voor innovatie eigenlijk vandaan? 
• Van binnen de organisatie of van buiten? 
• En waar worden deze ideeën verzameld? 
• En wie beoordeelt deze ideeën vervolgens? 
• Wanneer en hoe worden cliënten betrokken?

De fabriek wordt van ingang tot uitgang gebouwd waarbij de processen van de innovatiestrategie van een organisatie inzichtelijk worden gemaakt.

Ronde 2: doorloop je fabriek aan de hand van een concreet project

Nadat een eerste versie van de fabriek (oftewel de innovatiestrategie) staat, is het tijd om de proef op de som te nemen door er concrete innovatieprojecten ‘doorheen te halen’. Pakt de praktijk net zo uit als in de gebouwde innovatiestrategie? In veel gevallen blijkt dat de praktijk toch wat anders uitpakt dan een innovatiestrategie op papier. De casus van Laura Steman, regionaal projectleider zorginnovatie bij Zorggroep Solis, wordt die ochtend gebruikt als voorbeeld. Ze gelooft in spelend innoveren. ‘Er komt dan een heel andere dynamiek vrij die veel meer ruimte biedt voor creativiteit en innovatief denken.’

Laura neemt de implementatie van een bedsensor als voorbeeld. Al pratend verplaatst ze poppetjes over het whiteboard, via de zojuist gebouwde poorten en wegen. ‘Allereerst vragen wij ons af of een bepaalde innovatie past bij onze visie, ons doel en onze systemen. Vervolgens kijken we of ze elders al in gebruik is en hoe daar dan de ervaringen zijn. Zijn die positief, dan gaan we verder. Ook proberen we de cliënten te betrekken, al is dat niet eenvoudig met de huidige zorgzwaarte. Vaak loopt dit via de cliëntenraad of we zetten "Tante Co" in, een zuil waarop iemand zijn mening kan achterlaten over een bepaald onderwerp. Dat is heel laagdrempelig. Toen rond deze innovaties ook onze juristen, de afdeling financiën en de ICT-afdeling akkoord waren, zijn we ze daadwerkelijk gaan inzetten. Om te beginnen binnen een pilot, dat doen we altijd. Daarin halen we feedback op. Wat vinden cliënten en medewerkers ervan, past deze innovatie bij ons? Als het een succes is, schalen we op.’

Breder perspectief in innovatieproces

Deelnemer Lieneke Vonk is leerexpert bij Leren is Werken, Werken is Leren in Noord-Holland. Het is een programma met als ambitie om het leerwerkklimaat in zeventien VVT-organisaties en twee ROC’s te verbeteren. Innovatie is een belangrijk onderdeel van haar werk. Enthousiast komt ze naar de train-de-trainer. ‘Niet alleen omdat ik dol ben op creatieve werkvormen en zaken visueel maken. Maar ook de aanpak met een dwarsdoorsnede van medewerkers uit de organisatie aan tafel spreekt me aan. Ik begeleid innovatieprocessen en soms denk ik: “waarom komt het niet verder, wat speelt er nu onder water?” Vaak zijn er verschillende belangen. Achteraf vraag ik me dan af of ik zoiets tevoren had kunnen weten. Speel je met verschillende betrokkenen zo’n spel, dan kun je alle perspectieven boven water krijgen. Want iedereen kan zijn ervaringen met het innovatieproces geven en zijn verbeterpunten.’

Actieve ondersteuning vanuit Vilans

Lieneke is zeker van plan het spel te gaan inzetten in haar werk. ‘Ja, dat lukt wel.’ Of alle deelnemers van de train-de-trainer zich nu toegerust voelen om het spel te faciliteren binnen hun organisatie? De antwoorden variëren van ‘jazeker’ tot ‘de eerste keer zou ik het liever met iemand samen doen’ en ‘nog niet, ik heb nog niet helemaal scherp hoe ik het spel goed begeleid, wél hoe ik het speel.’ Laura Steman: ‘Ik zie zeker meerwaarde in het spel. Ik wil dit nog een keer intern doen met andere disciplines samen om te kijken hoe we ons proces nog verder kunnen verbeteren en of we allemaal op dezelfde lijn zitten. Daarnaast wil ik het regionaal gaan uitproberen om te kijken of er meer interesse is.’

Maikel en Wouter geven aan dat vanuit Vilans vormen van ondersteuning geboden kunnen worden. In 2025 volgen meerdere train-de-trainers. ‘Maar wij gaan het spel niet zelf faciliteren bij alle zorgorganisaties, dat lukt niet.’ Ze leggen uit dat het eenvoudig is het spel in bruikleen te krijgen, compleet met retoursticker én ondersteunende materialen zoals een draaiboek, flyers en een PowerPointpresentatie. ‘Het is een kwestie van doen en vlieguren maken’, aldus Maikel.