Zorgregistraties als deel van de oplossing
Gepubliceerd op: 19-04-2022
Uit een onderzoek naar beleidsopties, dat Actiz recentelijk liet uitvoeren, blijkt dat het verlagen van de administratieve lasten substantieel kan bijdragen aan het oplossen van het arbeidsmarkt probleem (Opties onder de loep, SiRM, januari 2022). Maar naast het beperken van administratieve lasten kan juist ook het benutten van zorgregistraties een deel van de oplossing zijn.
De ouderenzorg staat voor grote uitdagingen die worden veroorzaakt door vergrijzing, toenemende complexiteit van de zorgvraag en een groot tekort op de arbeidsmarkt. Een afname van administratieve lasten zal het werken in de ouderenzorg aantrekkelijker maken, leiden tot minder ziekteverzuim en tot meer tijd voor de zorg.
Echter, datagedreven werken kan bijdragen aan de toekomstbestendigheid van de ouderenzorg. Door het benutten van beschikbare data ofwel door meer datagedreven of datageinformeerd te werken kunnen beslissingen sneller en beter onderbouwd worden genomen. Dit zal leiden tot meer doelmatigheid, een betere kwaliteit van zorg en minder werkdruk voor zorgmedewerkers. Datagedreven werken kan daarmee bijdragen aan de doelmatigheid, kwaliteit en toegankelijkheid van de ouderenzorg, mits het een kernfunctie krijgt in de zorgorganisatie.
Van registratielast naar informatiebron
Datagedreven werken lijkt het nieuwe toverwoord in de zorg. In staat zijn om met data te kunnen werken, wordt zelfs als voorwaarde gezien voor de toekomstbestendige zorgorganisatie. Het idee is dat men op basis van inzichten van data sneller en beter onderbouwde beslissingen neemt dan op basis van ervaringen of meningen. Inzichten uit data inderdaad de mogelijkheid om meer proactief en preventief te sturen. Ook krijgen medewerkers met datagedreven inzichten meer zicht en grip op hun dagelijkse werk en kunnen zij met inzichten uit data de zorg beter afstemmen op de individuele cliënt.
Daarnaast zal het benutten van inzichten uit data de ervaren administratieve last beperken doordat medewerkers de meerwaarde van de registraties gaan ervaren. Ook helpt het ontsluiten van inzichten uit registraties om kritisch te kijken naar registraties en keuzes te maken t.a.v. wat wel/niet wordt geregistreerd. Dit draagt bij aan het verminderen van de ervaren regeldruk. Om deze redenen zouden registraties niet alleen moeten worden beperkt maar ook méér moeten worden benut als waardevolle informatiebron voor het samen leren, verbeteren en beslissen op alle niveaus in de zorgorganisatie.
Datagedreven werken als kernfunctie
Veel organisaties in de langdurige zorg willen met datagedreven werken aan de slag. Maar hoe dat datagedreven werken er in praktijk precies uitziet is voor velen nog niet duidelijk. De meeste organisaties halen al lange tijd stuurinformatie uit de financiële en HR systemen met behulp van BI-tools. Maar de zorginhoudelijke data vastgelegd in het ECD en data die worden verzameld met allerlei kwaliteitsregistraties en metingen bevatten nog veel onbenut potentieel. Met de inzet van technologische hulpmiddelen komt daar data die worden gegenereerd door deze technologie bij.
Maar alleen het ontsluiten en combineren van deze databronnen is niet voldoende om het potentieel te benutten. Veel organisaties ervaren dit aan den lijve als zij aan de slag gaan met dashboarding. Men lijkt te veronderstellen dat het benutten en het leren van de inzichten vanzelf zal plaatsvinden terwijl er juist sterke mechanismen zijn die dit verhinderen. Een belangrijke hindernis is het gebrek aan vaardigheden. Het is bijvoorbeeld niet zo eenvoudig om te verwoorden wat je graag zou willen weten uit de beschikbare data (als je niet weet wat de mogelijkheden zijn). En ook het kunnen begrijpen en waarderen van de inzichten en het vertalen van de inzichten naar de praktijk (wat betekent dit?) vraagt het nodige van medewerkers. Net als het vertalen van inzichten naar vervolgacties of beslissingen (wat doen we met het inzicht, hoe nemen we een besluit op basis van data?). Een andere belangrijke hindernis is onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden, want wie stelt de vragen, wie pakt het vervolgens verder op, en wanneer komen we erop terug?
Het hebben van inzichten uit dashboards betekent dus nog niet dat deze worden gebruikt. De inzichten uit de data blijven dan ook vaak hangen bij een kleine groep enthousiastelingen. Om het potentieel van data te benutten is het nodig dat het gebruiken van inzichten uit data verschuift van een secundaire focus – belegd in een apart team enthousiastelingen – naar een kernfunctie in alle lagen van de organisatie: naar het zorg verlenen, zorg managen en zorg besturen. Dit betekent dat het werken met inzichten uit data goed moet zijn ingebed in al die processen, dat medewerkers (op alle niveaus) optimaal worden gefaciliteerd bij het werken en beslissen op basis van data, dat zij over de juiste vaardigheden beschikken en dat duidelijk is wie daarbij welke rol heeft. Daarmee raakt datagedreven werken de hele organisatie.
