Zijn we samen aan de slag?

Het oprichten van een regionale werkgroep met daarin afgevaardigden van alle partijen die belang hebben bij jong dementie helpt om samen aan de slag te gaan. Echter, het is belangrijk om te zorgen voor een aantal randvoorwaarden om een regionale werkgroep ook succesvol te laten participeren.

Stap 1: Zorg voor een goede afspiegeling van belangen rondom jong dementie

Werk aan een juiste samenstelling van de werkgroep. Betrek professionals en ervaringsdeskundigen die expertise hebben op het gebied van ‘jong dementie’ in de zorg-, welzijnssector en korte lijnen hebben in het regionaal netwerk. Houd rekening met een goede samenstelling qua persoonlijke competenties. Betrek mensen die in staat zijn om boven de dagelijkse materie uit te stijgen en een zekere mate van abstract denken bezitten.

Stap 2: Denk na over een juiste structuur organisatie van de werkgroep (denk- én doe- kracht)

Maak de werkgroep niet te groot: een klein gezelschap maakt besluitvorming gemakkelijker. Zoek naar een juiste balans tussen vertegenwoordiging vanuit de regio en volume. Een optie is om te kiezen voor een gelaagde werkgroep die uiteenvalt in twee groepen. De binnenring van zo’n werkgroep bestaat uit mensen die naast expertise en kunde ook tijd en betrokkenheid kunnen inbrengen om echt aan de slag te gaan (en frequent bij elkaar komen). De buitenring van de werkgroep bestaat uit mensen die meedenken op hoofdlijnen en zorgen voor regionaal en/of bestuurlijk draagvlak (maar minder frequent aansluiten).

Stap 3: Maak heldere afspraken, bespreek rolverdeling en wederzijdse verwachtingen

Zorg van begin af aan voor heldere afspraken over de participatie in de werkgroep. Wat betekent het voor mensen om deel te nemen aan het regionale werkgroep? Welke bijdrage wordt verwacht en welke tijdsinvestering moet gemaakt worden? Een regionale werkgroep is in principe anders dan een klankbordgroep. Van de leden wordt gevraagd om naast meedenken ook actief mee te werken aan het ontwikkelen, organiseren en borgen van het implementatietraject. Dat vergt tijd en betrokkenheid. Het is belangrijk om daar van het begin af aan duidelijk over te zijn.

Stap 4: Besteed aandacht aan teamontwikkeling

Een groep mensen is nog geen team. Besteed aandacht aan teamontwikkeling. Jullie staan samen voor een belangrijke en complexe klus. Om stappen te kunnen maken is het soms nodig om te vertragen. Gun het elkaar leren kennen tijd. Met wie zit u om tafel, wat is een ieders motivatie om deel te nemen en welke verschil kan en wil iedereen maken? Het werken aan een gezamenlijke visie over de zorg en ondersteuning in de regio voor jonge mensen met dementie kan helpen om het groepsbelang te stimuleren. Lees meer hierover op de pagina ‘Wat willen we bereiken?’.

Stap 5: Zorg voor gedeelde verantwoordelijkheid op basis van expertise én motivatie

Streef naar gedeelde verantwoordelijkheid onder de teamleden en breder. Probeer te vermijden dat al het werk bij enkele mensen komt te liggen. Naast dat dit niet fijn is en zorgt voor een hoge werkdruk voor enkele mensen, is een gezamenlijke effort ook beter om tot kwaliteit te komen. Om verantwoordelijkheid te verdelen kunt u werken met trekkersgroepjes: mensen die verantwoording nemen over een deelproject op basis van hun expertise en, of intrinsieke motivatie. Verdeel taken en verantwoordelijkheden en bespreek de voortgang van de subonderdelen tijdens periodieke werkgroep overleggen met de hele groep.

Projectleider zijn van een regionale werkgroep ‘dementie op jonge leeftijd’ is een mooie klus, maar zeker niet altijd makkelijk. De projectleiders uit de pilotregio’s van Unicity vertellen hieronder over hun ervaringen met het opstarten van een implementatietraject ‘dementie op jonge leeftijd’ in hun regio én het managen van een regionale werkgroep. 

• “Ons werkgroep bestaat uit afgevaardigden van de verschillende zorgorganisaties hier in Drenthe. Maar we zijn geen zorgprofessionals. Voor ons werkt het op deze manier. Ik denk dat dat ook wel een leerpunt is, dat je overwogen kiest wie je in een werkgroep zet. En dat je het bestuurlijk goed organiseert. Wij ontwikkelen de plannen hier, in samenspraak met professionals uit de organisaties. De grote lijnen delen we vervolgens met onze bestuurders, zodat we ook op dat niveau commitment hebben.” (Projectleider regio Drenthe)
• “Gaandeweg ben ik het regionaal werkgroep anders gaan benutten. Het is nu meer een klankbordgroep. Ik bereid samen met een beleidsmedewerker de stukken voor en tijdens de werkgroep  bespreken we met elkaar hoe verder. Ook vraag ik concreet aan bepaalde mensen of zij iets willen doen. Taken beleggen, dat helpt. Deze klus moeten we samen klaren. Maar, dat voelde in het begin zeker niet zo. Dat kan heel frustrerend zijn. Op de manier waarop we het nu organiseren gaat het voor iedereen een stuk beter.” (Regio Eindhoven)
• “Om dit traject te laten slagen heb je, zoals ik het noem, ‘denk-kracht’ en ‘doe-kracht’ nodig. Plannen bedenken is belangrijk. Maar, er moeten ook mensen echt aan de slag gaan. Dit kan je als projectleider niet alleen. Het is belangrijk om daar vanaf het begin af aan heel duidelijk over te zijn.” (Regio Nijmegen)

Meer lezen over teamontwikkeling? Kijkt u ook eens naar de 'Toolbox teamleren’. Deze toolbox staat vol met werkvormen en materialen om te werken aan teamontwikkeling.

Ga naar de Toolbox teamleren